Effectieve besluitvorming in een samenwerkingsverband is gebaseerd op een gedeeld begrip en gevoel van het probleem.

‘Waarom is het vaak zo lastig om afspraken na te komen na een toch ogenschijnlijk goed genomen besluit?’ Veel samenwerkingsverbanden worstelen met deze vraag, waaronder bestuurders en professionals in de zorg. Als redenen worden vele uiteenlopende argumenten genoemd. Maar echt goed begrijpen doet men het niet. De regels van besluitvorming lijken goed in acht te zijn genomen; een ieder was betrokken in het proces en uiteindelijk is men met elkaar tot een duidelijke keuze voor de oplossing en de aanpak gekomen. Daar ligt het blijkbaar allemaal niet aan. De oorzaak van een onvoldoende gedragen besluit  blijkt vaak gelegen te zijn in een onduidelijke gemeenschappelijke probleemstelling. De keuze voor een oplossing wordt immers bepaald door de formulering van de juiste en vooral gedeelde probleemstelling. In de film ‘Invictus’ licht Nelson Mandela (Morgan Freeman) aan zijn kameraden zijn keuze toe voor de steun aan het Zuid-Afrikaanse rugbyteam (1995) na het delen van de probleemstelling in het kader van anti-apartheid.

Diversiteit in beelden en beleving van het probleem

Wanneer we geconfronteerd worden met een probleem zijn we geneigd om zo snel mogelijk met een oplossing te komen om van het probleem af te zijn. De bekende en voor de hand liggende keuzes staan klaar om omarmd te worden. We staan meestal onvoldoende stil bij wat nu toch het echte probleem is en of het probleem door allen gedeeld wordt. Vaak nemen we aan dat een ieder eenzelfde beeld van de situatie heeft. Maar dat is veelal niet het geval. Er kunnen onderling geheel verschillende beelden zijn over wat nu echt aan de hand is. Bijvoorbeeld vanwege de verschillende functies en rollen die we in een samenwerking hebben; voor de één kan het probleem groter of anders zijn dan voor de ander. Ook  kan het probleem op een verschillende manier beleefd worden, vanwege persoonlijke gevoeligheden en eerdere ervaringen. De één voelt zich er meer bij betrokken dan de ander. We denken het over een duidelijk en gemeenschappelijk probleem te hebben, maar in werkelijkheid ligt aan de besluitvormig een diversiteit in beelden en beleving van de situatie ten grondslag.

Gedeeld begrip van de probleemstelling

Voor een goede en gedragen beslissing verdient het dus aanbeveling om eerst te beginnen met het formuleren van een duidelijke en gemeenschappelijke probleemstelling. Wanneer deelnemers de kans krijgen om het probleem te benoemen, zullen we merken welke verschillende beelden er in eerste instantie zijn. En welke aannames en ervaringen, maar ook twijfel en onzekerheid daaraan ten grondslag liggen. En als we doorvragen (‘waarom’) blijkt er soms een dieperliggend probleem achter het oorspronkelijke probleem te liggen. Dit dieperliggende probleem kan zowel rationeel inhoudelijk (bv. onduidelijke strategie) als sociaal-emotioneel (bv. sluimerend conflict) van aard zijn. Het probleem dient als het ware als een ui afgepeld te worden om uiteindelijk met elkaar tot een goed en gedeeld begrip van het echte probleem te komen.

Gedeeld gevoel bij het probleem

Naast een gedeeld begrip van de probleemstelling is het van belang dat het probleem ook als gemeenschappelijk wordt ervaren. En dus niet een probleem is van enkele deelnemers of van een subgroep of cluster. De betrokkenheid van een ieder bij het probleem en vervolgens de oplossing is essentieel. Als we willen dat deelnemers onderdeel van de oplossing zijn, dan dienen ze zich eerst onderdeel van het probleem te voelen. Door het probleem en de oplossing te plaatsen in de context van het gemeenschappelijke doel of ‘purpose’ van de samenwerking, wordt er een beroep gedaan op het gevoel van betrokkenheid en verantwoordelijkheid. Dankzij de onderlinge verbondenheid is er een gedeeld gevoel bij het probleem.

Goede probleemstelling voor beter en leuker samenwerken

De relationele dialoog biedt bij uitstek de ruimte om met elkaar tot een gedeeld begrip en gevoel van het echte probleem te komen. Dit is met name van belang bij complexe problemen, die meerdere onderliggende problemen, dilemma’s en vraagstellingen kunnen omvatten. Openheid en kwetsbaarheid in de dialoog dragen bij tot een betekenisvolle ervaring. De tijd en moeite die geïnvesteerd worden om met elkaar tot een goede probleemstelling te komen, worden meer dan goed gemaakt door de kwaliteit en effectiviteit van het besluit. Er ontstaan meer betrokkenheid en gelijkgerichtheid ten aanzien van de situatie en de beslissing, we komen eerder onze afspraken na, en kunnen beter tot resultaten komen. Niet alleen neemt de kracht van het samenwerkingsverband toe, maar ook het vertrouwen en het plezier in de samenwerking.

Voor nadere informatie over besluitvorming, zie: ‘Goede besluitvorming bij samenwerken‘ en ‘Het strategische belang van besluitvorming‘.