Goede besluitvorming bij samenwerken vraagt om gestructureerd en weloverwogen tot keuzes te komen.

Binnen groepen is het vaak lastig om tot besluiten te komen, met name bij complexe vraagstellingen. De manier waarop we tot besluiten komen, zegt veel over de relaties en de dynamiek in het samenwerkingsverband. Onder druk zijn we veelal geneigd om van de probleemstelling direct naar de oplossing te gaan. Daarbij volgen we onze intuïtie op basis van onze ervaringen. We nemen nauwelijks de tijd om beelden en gevoelens met elkaar te delen. Daarmee ontnemen we ons de kans om op basis van diverse perspectieven tot nieuwe inzichten en alternatieven te komen. Tegen de druk in zullen we de ruimte moeten nemen om tot een meer weloverwogen keuze te komen op basis van hetgeen we belangrijk vinden. Dat geldt ook voor arme kinderen wanneer ze voor de moeilijke vraag staan voor wie ze een duur cadeau zullen kiezen: nemen ze het cadeau voor hun familie of dat voor zichzelf? (‘The Other Christmas Gift’).

Ontkoppeling van probleem en oplossing

Door ruimte te creëren in het besluitvormingsproces dwingen we onszelf om niet gelijk van de probleemstelling naar de oplossing te gaan. We bieden weerstand aan het onbestendige gevoel snel met een oplossing voor ons probleem te moeten komen. Voor de ontkoppeling van het probleem en de oplossing is het van belang dat we ons bewust zijn van onze neiging om automatisch en intuïtief  te denken en te beslissen op basis van veelal onbewuste aannames en ervaringen (‘systeem 1’ denken). We willen juist meer weloverwogen kijken naar de diverse perspectieven en mogelijke alternatieven voor de uiteindelijke keuze (‘systeem 2’ denken). In deze meer rationeel georiënteerde benadering blijft er een belangrijke rol voor het creatieve en associatieve vermogen van onze intuïtie. Het gebruik van beide genoemde systemen van denken, biedt ons de mogelijkheid om tot een andere en wellicht betere oplossing te komen.

Ruimte voor analyse en brainstorm

Door de ontkoppeling van het probleem en de oplossing ontstaat er ruimte voor een tweetal tussenstappen: analyse en brainstorm. Op basis van een gemeenschappelijke probleemstelling volgt allereerst de stap van de analyse: wat zijn de mogelijke oorzaken van het probleem en welke beelden en perspectieven zijn er? Naast de inhoudelijke aspecten is het goed om ook aandacht te hebben voor de meer sociaal-emotionele aspecten (betrokkenheid en onderlinge interactie), die mede aan de basis van het probleem kunnen liggen. Na de analyse volgt de brainstorm fase waarin de oplossing ontworpen wordt. Om te komen tot oplossingen is er naast de rationele benadering een belangrijke rol weggelegd voor het creatieve en associatieve vermogen van onze intuïtie. De mogelijke oplossingen worden getoetst aan de vooraf geformuleerde richtinggevende principes of criteria waaraan de keuze bij voorkeur voldoet. Hieruit volgt als het goed is de keuze voor de oplossing van het probleem, met de plannen en de afspraken voor de uitvoering.

Structuring voor weloverwogen besluitvorming

De structurering voor weloverwogen besluitvorming bestaat uit het doorlopen van een aantal stappen: probleemstelling, analyse, brainstorm en keuze voor de oplossing. Op deze wijze kan een groep op een bewuste en betekenisvolle manier tot keuzes komen. Door de bewuste aandacht en mentale inspanningen bij de besluitvorming voelt een ieder zich betrokken bij de oplossing. Vanuit de individuele verantwoordelijkheid voor de eigen bijdrage aan de oplossing zullen afspraken door de deelnemers in het algemeen beter worden nagekomen.

Voor nadere informatie over besluitvorming, zie: ‘Effectieve besluitvorming begint met een goede probleemstelling‘ en ‘Het strategische belang van besluitvorming‘.