Kenmerkend voor organisaties als IDEO, Spotify en Bernhoven.

Loosely coupled systems

‘Leuk, maar wel wat abstract. Kan je voorbeelden uit de praktijk geven?’ Deze opmerking en vraag ontving ik naar aanleiding van het blogartikel ‘De uitdaging van ‘soort zoekt soort’ voor multifunctionele teams.’ Daarin benoem ik ‘loosely coupled systems’ als een kenmerkend netwerkpatroon van autonome én gekoppelde multidisciplinaire teams. Het kenmerk van ‘loosely coupled systems’ voor organisaties is als eerste genoemd door Karl Weick (1976). Daarmee gaf hij aan dat een organisatie beter gezien kan worden als losjes gekoppelde systemen van variabele verbindingen tussen mensen dan als een rationeel ontworpen vast construct. Het gaat dus om de dynamiek van verbindingen binnen en tussen teams als systemen van de organisatie. En ondanks dat deze teams autonoom en losjes gekoppeld zijn is er toch een voldoende goede afstemming en gelijkgerichtheid om kritische instabiliteit en chaos te voorkomen (zie blogartikel ‘De tweesprong in organisatieontwikkeling’). Met plezier geef ik in dit blogartikel een drietal voorbeelden van organisaties die volgens mij in meer of mindere mate functioneren volgens ‘loosely coupled systems’ in netwerkverband. Deze organisaties zijn achtereenvolgens (1) IDEO, (2) Spotify en (3) Bernhoven.

IDEO

Het Amerikaans creatief ontwerpbureau IDEO is met meer dan 700 medewerkers wereldwijd werkzaam voor uiteenlopende organisaties op het gebied van ‘human centered design’. Denk bijvoorbeeld aan de Apple muis. De diverse teams worden gevormd op basis van de opdrachten die IDEO voor en met klanten uitvoert. Gezien de complexiteit van deze opdrachten zijn de teams aangewezen op tijdelijke hulp van andere experts binnen en buiten de organisatie. In de IDEO organisatie is deze hulp makkelijk te vinden en te verkrijgen dankzij de sterke helpende cultuur. Aan de basis hiervan liggen de door iedereen gedragen purpose met de kernwaarden waaronder samenwerken en anderen succesvol maken (The Little Book of IDEO). De collegeale hulpvaardigheid blijkt duidelijk uit organisatie netwerk analyses (ONA) van de IDEO organisatie. Medewerkers verspreid over de hele organisatie vertonen een reeks van hulpvaardige interacties met diverse teams. In deze interacties blijkt het naast de benodigde expertise met name te gaan om de bereidheid elkaar te helpen. Het vertrouwen en de toegankelijkheid in de onderlinge relaties zijn daarbij van groot belang. Een organisatie als IDEO laat zich niet afbeelden in de vorm van een organogram. Volgens Chief Creative Officer Paul Bennett is IDEO eerder te omschrijven als een ‘loosely-designed organization’.

Spotify

De Zweedse aanbieder van muziekstreaming Spotify is met 4000 medewerkers actief in 20 landen (dienst beschikbaar in 80 landen). Spotify gaat uit van agile werken met methoden als scrum en kanban. Voor het ontwikkelen en verbeteren van onderdelen van de muziekdienst worden multifunctionele teams gevormd. Deze zelfsturende teams zonder teamleider worden squads genoemd. Teams die aan dezelfde of gerelateerde diensten werken vormen een tribe. Om goed van elkaar op de hoogte te kunnen zijn bestaat een tribe uit maximaal 100 personen. Regelmatig zijn er bijeenkomsten waar alle teams binnen een tribe hun werk aan elkaar presenteren. Omdat alle medewerkers met eenzelfde expertise verdeeld zijn over de verschillende teams zijn er chapters die medewerkers met eenzelfde expertise binnen een tribe met elkaar verbinden. Tijdens de chapter bijeenkomsten worden kennis, ervaringen en uitdagingen met betrekking tot het vakgebied besproken onder leiding van een chapter leider. Daarnaast zijn er zogenoemde guilds bijeenkomsten waar medewerkers met eenzelfde expertise uit de hele organisatie bij elkaar komen. Voor de begeleiding hebben alle zelfsturende teams de beschikking over een agile coach, die het team helpt functioneren en ontwikkelen in de manier van werken (Spotify cultuur). Tevens wordt iedereen begeleid op zijn vakgebied, hetgeen in handen is van de chapter leiders. Spotify vindt een organogram een illusie; het gaat om communities in plaats van structuur. In de woorden van Spotify is het uitgangspunt ‘loosely coupled, tightly aligned squads’.

Bernhoven

In het algemeen ziekenhuis Bernhoven te Uden zijn 2000 medewerkers werkzaam. Bernhoven staat voor toekomstbestendige zorg voor de regio. Om de zorg meer patiëntgericht te leveren wil het ziekenhuis uitgaan van de patiënt en de weg die deze naar en door het ziekenhuis moet maken. De organisatie is ingedeeld op basis van een viertal zorgmodellen, te weten Acute zorg, Diagnose- en indicatiestelling, Interventie zorgstraten en Chronische zorg. Elk zorgmodel bepaalt de zorgvraag en is verantwoordelijk voor de organisatie van zorg. In de vraaggestuurde zorg wordt in elk zorgmodel nauw samengewerkt met diverse partners in de zorgregio. De vakgroepen van de diverse medisch specialisten en paramedische professionals leveren expertise en capaciteit aan elk van de zorgmodellen. In deze zorgmodellen gaat het primair om teams bestaande uit een diversiteit van medisch specialisten en paramedische professionals. De vakgroepen zijn dus de chapters en guilds (Spotify) die de medisch specialisten en andere zorgprofessionals onderling verbinden op basis van hun expertise en vakgebied. Zij dragen de vakinhoudelijke verantwoordelijkheid. Alle medewerkers zijn in loondienst van Bernhoven (dus ook medisch specialisten) en voor iedereen is financiele participatie mogelijk (in plaats van alleen medisch specialisten). In de purpose van Bernhoven draait het om de mensen en hun samenwerking: ‘een organisatie is zoals de mensen’.

Overeenkomstige kenmerken

In elk van voorbeelden gaat het om een organisatie in een dynamisch complexe omgeving. Alle drie organisaties hebben de  multifunctionele teams als primaire dimensie; deze vormen de systemen ofwel de clusters in het netwerk van de organisatie. Met deze zelfsturende teams balanceert de organisatie op de rand van stabiliteit en chaos, hetgeen essentieel is om wendbaar en innovatief te zijn. De autonomie van de teams kan tot chaos leiden als deze niet in evenwicht wordt gehouden door andere krachten die voor stabiliteit zorgen. Een belangrijke kracht is het feedback mechanisme in de interactie van de teams met de kern van de organisatie, zoals centrale functies en productie teams (zie blogartikel ‘Agile over de top’). Verder is er de kracht van de purpose met de richtinggevende principes als gemeenschappelijk kompas voor de teams. Iedereen voelt waarom we het doen, weet waar we naartoe willen en wil zijn of haar verantwoordelijkheid hiervoor nemen. In de drie organisaties wordt veel aandacht besteed aan de purpose en cultuur. In de onderlinge afstemming en versterking van de teams speelt expertise een belangrijke rol. Denk aan achtereenvolgens de hulpvaardige experts voor alle teams in de organisatie (IDEO), tribes, squads en guilds (Spotify) en zorgmodellen en vakgroepen van medisch specialisten en paramedische professionals (Bernhoven). Alle drie de organisaties vertonen kenmerken van ‘loosely coupled systems’ waaraan twee organisaties ook zelf refereren.

Dit blogartikel is geschreven als vervolg op het blogartikel ‘De uitdaging van ‘soort zoekt soort’ voor multifunctionele teams‘.